As três vias
Conferência em três vias é comparar três informações que deveriam dizer a mesma coisa:
| Via | O que responde |
|---|---|
| Pedido (ordem de compra) | O que foi combinado: item, quantidade, preço e prazo. |
| Nota fiscal | O que o fornecedor está cobrando. |
| Recebimento físico | O que de fato desceu do caminhão, contado na obra. |
Quando as três batem, o título a pagar nasce sem discussão. Quando não batem, a hora de resolver é antes do pagamento, não depois.
Onde o dinheiro escapa
- Preço acima do pedido. O combinado foi R$ 610 por metro cúbico e a nota vem com R$ 648. Parece pouco, mas em 300 m³ são R$ 11 mil.
- Quantidade a menos. O pedido é de 18 m³, o caminhão traz 16 e a nota cobra 18.
- Item trocado. Chega um material equivalente, mais barato, cobrado pelo preço do original.
- Entrega parcial cobrada como cheia. Metade do lote fica para a semana seguinte e some do controle.
- Frete e taxas que não estavam na cotação.
Nenhum desses casos é resolvido por um sistema sozinho. Todos dependem de alguém contar o material na obra e de o número contado não se perder no caminho até o financeiro.
Uma rotina que funciona no portão
- Quem recebe precisa ver o pedido. Se o conferente não sabe o que foi comprado, ele só consegue conferir a assinatura.
- Conte e registre na hora, com a quantidade recebida de verdade, mesmo que seja menor.
- Registre a divergência com evidência: foto, observação e quem conferiu.
- Decida o destino: aceitar com ressalva, recusar o item ou devolver a carga.
- Só então gere o título, com o valor que a conferência sustenta.
Aceitar com ressalva não é aceitar tudo
Em obra, recusar a carga inteira costuma custar mais do que a divergência. Por isso o aceite com ressalva existe: o material entra no estoque, a obra não para, e fica registrado que há pendência com o fornecedor. O que não pode é a ressalva virar esquecimento; ela precisa de prazo e de responsável.
O que muda quando a conferência alimenta o financeiro
- O título nasce do recebimento, não de uma digitação no fim do mês.
- O custo entra na obra certa, na etapa certa, no dia certo.
- A divergência aparece antes do pagamento, que é quando você ainda tem poder de negociação.
- O histórico do fornecedor passa a existir: quem entrega completo, quem atrasa, quem cobra a mais.
Como o Eldox faz
O recebimento compara pedido, nota fiscal e quantidade recebida na própria tela de conferência. Quando a nota cobra preço acima do pedido, ela fica bloqueada para revisão antes de virar título. O aceite com ressalva, a recusa e a devolução ficam registrados, o estoque entra por lote com rastreabilidade, e o título a pagar nasce do recebimento, sem redigitação.
Mostramos a nota com divergência bloqueando o pagamento, nas telas reais.